آیا تا به حال فکر کرده‌اید که چه چیزهایی باعث وقوع برون سپاری می‌شود؟ چه چالش‌هایی برای کسب و کاری که چنین کاری به آن‌ها واگذار می‌شود به وجود می‌آیند؟ برای پاسخ به این سؤالات بهتر است این مقاله را مطالعه کنید تا از جوانب بحث سپردن پروژه‌ها به عوامل خارجی بیشتر آگاه شوید.
Business Process Outsourcing
نگاهی خلاصه بر برون سپاری؟
نقطه نظرات متفاوتی درباره این موضوع وجود دارند. برخی بر این باورند که چنین امری می‌تواند ناجی شرکت‌ها واقع شوند. در حالی که برخی هم بر این باورند که چنین روشی بسیار بد و تاکتیک مدیریتی کاملاً اشتباهی است که باعث از بین رفتن فرصت‌های شغلی می‌شود.
تعریف برون سپاری Business Process Outsourcing، در واقع به این صورت است؛ فرایندی که طی آن، کالا و خدمات مورد نیاز، برخلاف تولیدات و توسعه‌های داخلی به سازمان، شرکت یا عوامل خارجی (تأمین‌کنندگان) استفاده می‌شود.
چرا اصلاً باید برون سپاری کرد؟
به طور دقیق نمی‌توان به این سؤال پاسخ داد. اما به طور کلی، برخی بر این باورند که در این فرایند، استانداردسازی کالاها یا کارها بیشتر است. همچنین راندمان و کارایی این فرایند ممکن است نسبت به عملیات‌های یکسان، اما داخلی بیشتر باشد.
گاهی اوقات هم برای اینکه در هزینه‌ها صرفه جویی شود، باید اقدام به برون سپاری کرد. زیرا شاید، طی این فرایند در زمان سپردن به عوامل خارجی، شرکت پذیرنده از راهکارهای بهتری استفاده خواهد کرد که بری آن‌ها هزینه کم‌تری خواهد برداشت.
اما این امر برای عامل دهنده پروژه مهم باشد. زیرا خود دهنده (سپرده‌گذار پروژه) به دنبال این است که هزینه‌های خود را کاهش دهد و هدف هم این است.
بزرگترین مشکلات BPO
همچنین ممکن است، کیفیت ارائه شرکت‌ها و عوامل خارجی بیشتر باشد؛ بنابراین این امر به کسب و کار شما ارزش بیشتری خواهد داد. چطور؟ پاسخ خیلی ساده است، تقاضا کنندگان به این بعد قضیه کاری ندارند که محصول ماله چه تولیدی است، برای آن‌ها مهم این است که چیزی که شما در حال حاضر عرضه کردید، عالی است.
از دیگر نکات یا جنبه‌های مثبت در این زمینه می‌توانیم به این امر اشاره‌ای داشته باشیم که موجب شتاب بخشیدن برنامه‌های دیجیتالی می‌شوند. آشکار است که وقتی مقداری یا قسمت سخت کار خود را به شرکت‌های خارجی واگذار می‌کنید، وقت بیشتری برای انجام پروژه‌های دیگر خواهید داشت.
با کمک این تاکتیک، می‌توانید حیطه یا دامنه توانمندی خود را بسیار افزایش دهید. به فرصت‌های دیگر توجه کنید، برای حل مشکلات متعدد راهکارهای بهتر و بیشتری (با استفاده از تایم بیشتر) ارائه دهید. هرچه توانمندتر شوید، تقاضای تخصص شما در بازار بیشتر خواهد شد.
همان‌طور که قبلاً اشاره شده بود، برخی بر این باورند که برون سپاری بخشی از تاکتیک‌های مدیریتی به حساب می‌آید؛ بنابراین انجام چنین کاری، به نوعی جز کسب و کار یا تجارت است. پ
تمام این موارد ذکر شده بیانگر این است که مدیران یا مجموعه‌های مختلف به دنبال فرصت‌ها و مزیت‌های بیشتر و سودمندتر برای تجارت خود هستند.
مزیت‌های Business Process Outsourcing
بسته به نوع پروژه، مکانیزم و قراردادی که برای این تاکتیک مدیریتی در نظر گرفته می‌شود، مزایا و فرصت‌های متفاوتی در اختیار سپرده‌گذار پروژه قرار می‌گیرد. برای مثال، استفاده از چنین روشی، انعطاف پذیری بیشتر و چابکی سازمان را فراهم خواهد کرد.
بنابراین، اگر شرکتی از روش BPO استفاده نکند یا حتی جز گزینه‌های روی میز خود در نظر نگیرد، به‌تدریج مشکل‌سازتر (چاق‌تر و بزرگ‌تر) می‌شود. برای مثال، اگر شرکتی، سرمایه خود را به افزایش دستگاه‌ها، تجهیزات و توسعه غیرضروری منابع انسانی اختصاص دهد، با بحران‌های وحشتناکی مواجه می‌شود.
این بحران‌ها شامل، چالش‌های استراتژیکی، تغییرات محیطی و بحران اقتصادی هستند. در نتیجه انعطاف پذیر بودن شرکت از بروز چنین مشکلاتی پیشگیری یا به طور حتم جلوگیری خواهد کرد.
معایب برون سپاری در توسعه نرم افزار
چالش‌های BPO
دلایل زیادی وجود دارد که شرکت‌ها یا مجموعه داخلی را وادار به اجرای چنین استراتژیکی می‌کند.
مشکلات منابع (کمبود یا نبود برخی منابع مورد نیاز)
شاید بتوانیم بگوییم که یکی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین دلایل برون سپاری پروژه‌ها، کمبود منابع ضروری مورد نیاز است. برای مثال این کمبودها شامل کمبود کارمندان با دانش کافی برای به سر انجام رساندن کارها، کمبود مواد خام یا اولیه (برای مثال نفت یا مواد معدنی)، کمبود نیروی کاری مجرب هستند.
اولویت با هدف اصلی است (نه کارهای جانبی)
به ثمر رسیدن برخی پروژه‌ها نیاز به انجام BPO برای تکمیل کردن کارها یا هدف‌های جانبی دارد. چنین امری باعث می‌شود که مدیران بتوانند تمرکز بهتری روی مسائل و هدف‌ها اصلی داشته باشند. همچنین با کمک این روش می‌توانند در مصرف منابع هم صرفه جویی داشته باشند.
برای مثال می‌توانیم یک بیمارستان را در نظر بگیریم که عملیات امنیتی خود را به شرکت امنیتی می‌سپارد. هدف اصلی بیمارستان، درمان بیماران است، نه مهیا کردن امنیت برای بیماران؛ بنابراین به‌جای اینکه نیروی انسانی خود را در این بخش هم به کار گیرد، به شرکتی با چنین تخصصی برای این پروژه قرارداد می‌بندد.
هزینه‌های کمتر
برای تمامی مشاغل کاهش قیمت در تمامی زمینه‌های بسیار مهم است. هزینه‌های نیروی کار و مواد اولیه روز بروز در حال افرایش هستند. در کنار این معضل، رقابت با شرکت‌های هم تخصص، تولیدکنندگان را مجبور به کاهش قیمت کالاهای عرضه شده می‌کند.
بنابراین پیدا کردن راهی برای کاهش هزینه‌های اضافی (بر خلاف کاهش هزینه تمام شده کالاها) به تمامی صنایع کمک می‌کند که بهتر و سریع‌تر شد کنند. این رشد می‌تواند هم از نظر اقتصادی باشد، هم از نظر توانایی کاری و عرضه بیشتر کالاها به بازار تعریف شوند.
انعطاف‌پذیری
همان‌طور که چندی قبل به آن اشاره کردیم، این قابلیت در توانمندی تمام کسب و کارها تأثیر بسیار زیادی می‌گذارد. برای مثال، نیازهای فصلی یا دوره‌ای که با گذشت زمان افزایش یا کاهش می‌یابند بر عملکرد شرکت تأثیر می‌گذارند.
به این صورت که مطابق با نیازهای متفاوت، شرکت باید تغییرات ایجاد کند. این تغییرات نیازمند منابع مختلف و متعدد خواهد بود. برای مثال، شرکت‌ها درزمان حسابرسی‌های مالیاتی یا حسابرسی توسط مالکان، نیازمند تعدادی حسابدار خواهد بود که باید آن‌ها را استخدام کند.
تاکتیک شرکت پدری / مادری (Parenting Company)
برای اینکه کسب و کارها سریع‌تر به اهداف اقتصادی خود دست یابند، نیاز نیست که تمامی کارها را خودشان انجام دهند. به‌خصوص کارهایی که باعث هزینه بیشتر برای آن شرکت خواهد بود.
برای مثال، یک تولیدی به‌جای اینکه هزینه‌های ساخت یک سیستم ارتباطی در فضای شرکت را متحمل شود، می‌تواند این وظیفه را به یک مرکز تلفنی (خدمات مشتریان) بسپارد.
چالش‌های سپردن پروژه با عوامل خارجی
قطعاً هر عملی، در ادامه عکس‌العملی خواهد داشت. قبل از اینکه به تکنیک BPO اقدام کنید، شغل و تجارت خود را ارزیابی کنید. ببینید که کدام یک از آن‌ها ممکن است به شما ضرر و زیان برساند. اگر درصد معایب بیشتر از مزایای برون سپاری است، پس باید از انجام آن صرفه نظر کنید.
تضعیف کنترل مدیریتی
آشکار هست که وقتی انجام کاری را به شرکت یا عوامل خارجی واگذار می‌کنید، کنترل و مدیریت آن پروژه را از دست خواهید داد. زیرا شرکت مخاطبی که با آن به مرحله اجرایی (پس از عقد قرارداد) رسیدید، طرز کار، سیاست و روش‌های خاص خود را برای سر انجام رساندن پروژه مورد نظر خواهد داشت.
در نتیجه سیاست، مزایا یا استانداردهای شما هرگز برای شرکت مخاطب مهم نخواهد بود. تنها هدف آن‌ها ارائه خدماتی است که در حیطه تخصصی شرکت مذکور قرار دارد. در نهایت آن‌ها در انتظار دریافت حق و حقوق خود برای انجام خدمات درخواست شده خواهند ماند.
هزینه‌های اضافی و پنهان
باید هنگام عقد قرارداد بسیار دقیق باشید. هر قرارداد جزئیات خدماتی مربوط به خود را دارد. اما جدای از منابع مورد نیازی که در قرارداد وجود داشت، شما باید منابع موردنیاز دیگری که در قرارداد ذکر نشده باشد را فراهم کنید. این به معنی تشکیل هزینه‌های اضافی و پنهان است که شاید انتظار آن‌ها را نداشته‌اید.
علاوه بر این موضوع باید برای خود وکیلی استخدام کنید تا جزئیات قرارداد امضا شده شما را بررسی کند. زیرا قبل از امضا شما، شرکت مخاطب چنین کاری را انجام داده است و تمامی ضرر و زیان موجود را تا حد ممکن از خود دور ساخته است؛ بنابراین، شما هستید که موقعیت و موضعی ضعیف در برابر آن‌ها خواهید داشت.
افشای احتمالی اسرار (خطری برای امنیت)
از مهم‌ترین بحث‌ها برای هر کسب و کاری، راز، رمز و اطلاعات مهم پنهان آن است. با کمک این راز و رمزها است که شرکت پیشرفت می‌کند. عقد برخی قراردادهای برون سپاری نیازمند یک سری اطلاعات خاص خواهد بود.
برای مثال فهرست حقوق، اطلاعات پزشکی یا هر اطلاعات محرمانه دیگری که باید در اختیار شرکت مخاطب قرار گیرد می‌تواند امنیت کاری از بین ببرد. ممکن است خطر افشای اطلاعات محرمانه برای شرکت مبدأ به وجود آید.
قبل از درخواست BPO برای پیشرفت شرکت، شرکت مخاطب حتماً باید ارزیابی شود. همچنین قبل از اقدام به چنین کاری، در رابطه با این دستور کار باید تصمیم‌گیری‌های منطقی و عقلانی اتخاذ شوند. با احتیاط در انجام این کار، می‌توان از فاش شدن اسرار جلوگیری کرد یا ضرر را به حداقل رساند.
مشکلات کیفیتی
برای شرکت‌های مخاطب فقط پول مهم است و بس. آن‌ها با پول انگیزه می‌گیرند، از آنجا که قراردادی بین شرکت درخواست کننده و مخاطب بسته می‌شود، این امر تعیین کننده قیمت خواهد بود؛ بنابراین تنها راه کسب درآمد آن‌ها، کاهش هزینه‌ها خواهد بود.
گره خوردن توان مالی 2 شرکت
یکی دیگر از چالش‌های این بحث، گره خوردن توان مالی 2 شرکت در حال همکاری است. زیرا کار 2 شرکت به یکدیگر وابسته است؛ بنابراین هرگونه تغییرات منفی در پروسه انجام پروژه روی شرکت مادر هم تأثیر مستقیم خواهد گذاشت.
دید منفی، ذهنیت بد
با شنیدن کلمه برون سپاری تفکرات متفاوتی برای هر کسی در ذهن شکل می‌گیرد. گاهی می‌تواند خوب و مثبت باشند و گاهی هم منفی و مخرب. اگر جامعه‌ای که در حال حاضر در آن زندگی می‌کنید، شرکت‌های انجام دهنده BPO افراد زیادی را استخدام می‌کنند با طرز تفکر مثبت برخورد خواهید داشت.
اما اگر جامعه ذکر شده به‌طوری باشد که به خاطر این امر، افرادی از کار خود اخراج شده‌اند یا کسب و کار خود را از دست داده‌اند، تفکری بد در ذهن‌ها به وجود خواهد آمد.
حتی اگر صاحب کاری باشید و قسمتی از کار را به چنین شرکت‌هایی واگذار کنید، باعث تضعیف روحیه پرسنل خود خواهید شد که ممکن است بر کیفیت کار شما تأثیر بگذارد.
کلام آخر
قبل از اقدام به برون سپاری، حتماً وضعیت شرکت خود را در نظر بگیرید. تمامی معایب و مزایای ممکن را ارزیابی کنید. در صورت آسیب رسیدن به شرکت مادر، دست از اقدام به چنین کاری بردارید. حتماً در زمان عقد قرارداد با وکیل مجرب خود مشورت کنید تا محتمل ضرر و زیان نشوید. شرکت‌های موردنظر را از قبل بسنجید.
