لازمه مدیریت در هر زمینه‌ای از جمله مدیریت شرکت، مدیریت کسب و کار، شرکت، اداره و تجارت، برنامه ریزی دقیق، صبر، حوصله و پشتکار فراوان است. کسانی هستند که در امر مدیریت بسیار موفق ظاهر می‌شوند و میتوانند شرکت خود را گسترش دهند، اما هر چقدر که شما در زمینه مدیریت موفق باشید، باز هم ممکن است رشته برخی از امور از دستتان در برود. اینجا است که برون‌سپاری به کمک شما می‌آید.
شما به‌عنوان مدیر یک مجموعه نیاز دارید که برای حضور در رقابت‌های جهانی از برون‌سپاری استفاده کنید، زیرا این کار به شما دید عمیق‌تری میدهد و شما میتوانید با استانداردها و فناوری‌های روز همگام باشید، اما باید سعی کنید که مراقب کار خود باشید و ریسک برون سپاری را کم کنید.
کم کردن ریسک برون‌سپاری با در نظر داشتن نکاتی ساده
برون‌سپاری چیست؟ و چگونه ریسک برون‌سپاری را کم کنیم؟
برون‌سپاری فرآیندی است که طبق قرار داد بخشی از امور شرکت به فرد، تیم یا سازمان دیگری سپرده میشود. این کار در زمانی انجام میشود که شرکت وقت، هزینه، مهارت و تجهیزات لازم را برای انجام کاری ندارد و مسئولیت کار را به شرکت دیگری وا‌گذار می‌کند تا آنها انجام دهند، در این هنگام از این تکنیک استفاده کرده‌ایم.
نخستین زمان به‌کارگیری این تکنیک به دوران باستان برمی‌گردد که برای ساخت بنا از پیمانکار استفاده می‌کردند این خود نوعی برون‌سپاری بود و اصلی‌ترین عامل به وجود آمدن آن به‌طور حتم نداشتن مهارت بود. البته دلایلی از جمله کمبود وقت، بودجه و نداشتن نیروی کافی نیز وجود دارند.
در پاسخ به این سؤال که چرا این روش اهمیت دارد باید بگوییم که دانش بشری در هر لحظه در حال پیشرفت و تغییر است و بنابراین فناوری‌های جدید روز به روز در حال تکامل هستند و نیازهای مشتریان نیز به به دنبال آن تغییر می‌کنند. همه مشتریان تمایل دارند که بهترین خدمات را دریافت کنند و هرچقدر که شما در کسب و کار خود مدیری موفق باشید باز نمی‌توانید روزانه با پیشرفت فناوری حرکت کنید چون این کار مستلزم هزینه‌های بالایی است.
برون‌سپاری انواع مختلفی دارد و به ما کمک می‌کند تا کارها را ساده‌تر کنیم و از دغدغه ذهنی افراد می‌کاهد، چون شما می‌خواهید همیشه در کسب و کار خود موفق باشید، اما همیشه نمی‌توانید بهترین افراد را در کنار خود قرار دهید و برای آنها دستمزدهای بالا بپردازید، پس بهترین کار استفاده از این تکنیک است.
این تکنیک روشی است که به سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف این اجازه را میدهد که بتوانند با فناوری‌های جدید همگام شوند. با این روش شما میتوانید از مهارت و تجربه یک شرکت استفاده کنید و تنها هزینه انجام کار را بپردازید، از پرداخت هزینه‌های استخدامی دور باشید و براحتی با فناوری‌های روز همگام شوید. برخی از مواردی که این روش به ما در انجام کارها کمک می‌کند.
با این وجود که برون‌سپاری مزایای بسیاری دارد، هستند کسانی که نظر مثبتی نسبت به آن ندارند و استفاده از آن را جایز نمیدانند، اما میتوان با در نظر گرفتن اقداماتی ریسک برون سپاری این کار را کمتر کنیم که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت.
اهمیت یک برون‌سپاری موفق با کاهش ریسک‌های احتمالی
تامین کننده مناسب را برای کار خود انتخاب کنید
بسیاری از مدیران معتقد هستند که بهترین شیوه مدیریت را میدانند، اما برون‌سپاری بهتر از همه این کار را انجام میدهد. هنگامی که شما از این روش استفاده می‌کنید دیگر مجبور نیستید حقوق و هزینه‌های مربوط به کارمندان را پوشش دهید. شما از امکانات و تجربیات شرکت‌های دیگر استفاده می‌کنید و تنها در قبال ساعت‌ها و پروژه‌هایی که به شما تحویل می‌دهند هزینه پرداخت می‌کنید.
برای نمونه زمانی که شما بخواهید برای شرکت خود بازاریابی اینترنتی انجام دهید، لازم است که از یک تیم کار بلد استفاده کنید که هیچ مشکلی ندارد، اما باید این نکته را نیز مد نظر قرار دهید که باید برای انجام فعالیتهای آنها فضایی را در شرکت در نظر بگیرید. همچنین علاوه بر هزینه‌های استخدام، هزینه‌های دیگر از جمله بیمه و مزایای دیگر که معمولاً کارمندان به دنبال آن هستند نیز وجود دارد. شما با سپردن این کار به بخش برون‌سپاری خیال خود را از پرداخت هزینه‌های اضافی راحت می‌کنید و تنها مزدی را که از پیش تعیین کرده‌اید را پرداخت می‌کنید. بدین سان هزینه‌ها تا حد زیادی کاهش می‌یابند و میتوانید بودجه را بهتر مدیریت کنید.
این درست است که با استفاده از این تکنیک قادر خواهید بود که کارهای زیادی را در مدت زمان کوتاهتر و با هزینه کمتر انجام دهید، اما باید در انتخاب شرکت و موسسه‌ای این کار را برای شما انجام میدهد دقت لازم را به عمل آورید. این کار باعث میشود تا شما بتوانید از تجربیات آنها استفاده کنید و همچنین با بررسی عملکردهای آنها خواهید دانست که چقدر تجربه دارند و در موارد مشابه موفق بوده‌اند یا خیر. این اطمینان خاطر به شما باعث میشود که ریسک کارهایتان کمتر شود.
اما فراموش نکنید که انتخاب شرکت مناسب باید طبق استاندارهایی انجام بگیرد و نظر شرکای خود را نیز جویا شوید، تا هر دو طرف از همکاری و تعامل رضایت کافی داشته‌باشند. باید در این زمینه تحقیق کنید و بدانید که کدام شرکت به نحو احسن نیاز شما را تامین می‌کند و با درک این که تمامی مجموعه‌ها متناسب با خواسته شما نیستند.
آگاهانه تصمیم بگیرید
یک شرکت باید بتواند در کنار انجام وظایف اصلی‌اش، کارهای جانبی را نیز بخوبی انجام دهد و گرنه به مشکل برمی‌خورد. از یک شرکت نمی‌توان انتظار داشت که تمامی بخش‌هایش به‌اندازه خدمات اصلی با کیفیت باشند و معمولاً شرکت‌ها تمامی تمرکزشان را بر اهداف اصلی خود می‌گذارند و زمانی که فعالیتهای آنها گسترده شود، در نتیجه نیروی انسانی زیاد میشود و این امر باعث میشود که از پرداختن به کارهای کوچک غافل شوند و این امر می‌تواند نتایج زیان باری داشته‌باشد.
اما اگر شرکت‌ها بخشی از فعالیتهای خود را به برون‌سپاری وا‌گذار کنند میتوانند بدون دغدغه بر اهداف اصلی خود متمرکز باشند. برای مثال اگر بخواهید شبکه امنیتی سازمان را بهبود ببخشید و در این کار از کارمندان استفاده کنید به‌طور حتم این افراد برای رسیدگی به اهداف اصلی خود زمان کمی خواهند داشت و تمرکز خود را در رسیدگی به موضوع اصلی از دست می‌دهند.
شما باید در این راه آگاهانه تصمیم بگیرید. لازم به یادآوری است که در جلسات گفت و گو خواسته‌ها و نیازهای شرکت را به صورت شفاف بیان کنید و معیارهایی که در این راه برایتان مهم است را مطرح کنید. تمامی این موارد باید قبل از بستن قرار داد مشخص شود و از داشتن مهارت، تجربه و تخصص کافی شرکت اطمینان کافی داشته‌باشید و نیز مطمئن شوید که نیرویی که مسئول انجام این کاراست، آموزش‌های لازم را دیده‌باشد.
شفاف کردن انتظارات و معیارها
از آنجایی که شما برای استفاده از استعدادهای دیگران نیاز به حضور فیزیکی آنها ندارید، بنابراین میتوانید در تمامی محدوده‌ها به دنبال افراد کاردان و ماهر بگردید تا بهترین و مناسب‌ترین مورد را پیدا کنید که این باعث میشود مجموعه‌ای از استعدادها را در کنار خود داشته‌باشید و حتی میتوانید برای پیدا کردن افراد در سطح بین‌المللی اقدام کنید. تنها باید حواستان متوجه چالش‌های زبانی، ارز و موانع زبانی باشد.
برای اینکه ریسک برون سپاری را در این راه کمترکنید، باید پس از پیدا کردن تامین کننده و شرکت مناسب وارد مذاکره شوید و خواسته‌ها، نیازها، انتظارات و الزامات پروژه را بیان کنید. باید توجه داشته باشید که شرکت تامین کننده نه رقیب شماست و نه طرف قرار داد شما و اگر با این دید به این تکنیک نگاه کنید، متوجه میشوید که در واقع شریک تجاری شماست. شما باید برای یک قرار داد بلند مدت روی آنها حساب کنید نه اینکه فقط رابطه شما مثل خریدار و فروشنده باشد.
شرکت تامین کننده اهداف شما را اهداف خود می‌پندارد و برای حرکت رو به جلو شرکت تلاش می‌کند و نگرانی‌هایی که برای شما وجود دارد برای شریک تجاری نیز است وموفقیت در پروژه برای هر دو طرف رضایت‌بخش و سودمند است.
داشتن ارتباط مستمر
شما با سپردن بخشی از کارها به بخش برون‌سپاری باعث میشوید که وقت آزاد برای فکر کردن و تمرکز بر موضوعات، اقدامات و استراتژی‌ها داشته‌باشید. همچنین با این کار شما متخصصان ویژه‌ای در هر امر دارید که میتوانید براحتی از مهارت و تجربه آنها استفاده کنید. برای رسیدن به اهداف تجاری این افراد افق‌های دوردست را به شما نشان می‌دهند تا بتوانید در هر زمان بهترین تصمیم را اتخاذ کنید و این به خودی خود باعث پیشرفت شرکت شما میشود.
در ادامه باید گفت چیزی که ریسک برون‌سپاری را کم می‌کند در واقع داشتن ارتباط موثر، نظارت و مدیریت است. برخی از افراد که مخالف این روش هستند بر این باورند که شرکت‌ها با سپردن بخشی از کارهای خود یا بعضی از پروژه‌ها به افراد یا مجموعه‌های دیگر در حقیقت کنترل و مدیریتشان به صورت کلی سلب میشود، اما باید بدانند که این باور غلط است.
این نکته حائز اهمیت است که بدانید این کار به هیچ وجه به معنای رها کردن پروژه‌ها نیست. بلکه میتوانید با مدیریت و نظارتی درست کنترل اوضاع را به صورت کامل در دست داشته‌باشید. در این روش چیزی که بیشتر از همه اهمیت دارد ارتباط است که متاسفانه گاهی اوقات شرکت‌ها از وجود این نعمت استفاده نمیکنند و آن را دست کم می‌گیرند.
برای دست گرمی بهتر است برون‌سپاری را با پروژه‌های کوچک آغاز کنیم که به صورت آزمایشی استفاده از آن را یاد بگیریم و در مورد ادامه همکاری در رابطه با پروژه‌های بزرگتر تصمیم گیریم.
اگر شما برای سبک کردن کارهای مدیریتی خود از این روش استفاده کنید، طولی نخواهد کشید که متوجه شوید مهمترین نکته در کاهش ریسک، ایجاد ارتباط قوی است به صورتی که خود را حاظر و ناظر بر روند انجام پروژه ببینید و این ارتباط است که حرف اول و اخر را در استفاده از این تکنیک میزند.
وجود ارتباط قوی بین سازمان و تامین کننده باعث میشود که نظارت بر تمامی مراحل انجام پروژه توسط کارفرما راحت صورت بگیرد.
برون‌سپاری و آسان کردن انجام کارهای مدیریتی بوسیله کاهش ریسک
کلام‌آخر
هر مدیری دوست دارد در هر زمینه‌ای در انجام کسب و کارش موفق باشد و به‌درستی سکان هدایت شرکت را به‌دست بگیرد و رو به جلو حرکت کند تا مشتریان بیشتری را به سمت خود جذب کند، اما به‌دست گیری تمامی امور کاری سخت و تقریباً ناممکن است. از این رو بهتر است افراد برای راحت‌تر شدن فعالیتهای خود و آسان شدن یک سری از کارها از برون‌سپاری کمک بگیرند.
به‌کارگیری برون‌سپاری باعث میشود که شما در وقت، هزینه و استخدام نیرو صرفه‌جویی کنید و براحتی از تجربیات و مهارت‌های دیگر افراد استفاده کنید، اما باید توجه داشته باشید که با رعایت نکاتی ریسک برون سپاری را کمتر کنید.
منابع
